Privacybeleid

Inleiding

Welkom bij RechtVerbaal ("wij", "ons" of "onze"). Wij respecteren je privacy en zetten ons in om jouw persoonsgegevens te beschermen. Deze privacyverklaring legt uit hoe wij jouw gegevens verzamelen, gebruiken, opslaan en beschermen wanneer je gebruikmaakt van onze diensten.

1. Verzamelde gegevens

Bij het aanmelden voor onze diensten verzamelen wij de volgende gegevens:

• Persoonsgegevens: Aanhef, voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer.
• Bedrijfsgegevens: Bedrijfsnaam, adres, plaats, postcode, land, BTW-nummer.
• Abonnementstype: Het gekozen abonnement (bijvoorbeeld: Flexibel abonnement, Voordelig Jaarabonnement of Kantoorabonnement).

Daarnaast kan het voorkomen dat je in de context van onze diensten gegevens over jezelf of derden opslaat in dictaten, documenten of dossiers. Wij hebben hier geen directe controle over en beschouwen deze gegevens als jouw verantwoordelijkheid.

2. Gebruik van gegevens

Wij gebruiken jouw gegevens voor de volgende doeleinden:

• Levering van diensten: Het verstrekken van toegang tot ons platform en het faciliteren van het gekozen abonnement.
• Communicatie: Informeren over je abonnement, wijzigingen in onze diensten en ondersteuning bieden.
• Facturatie en betaling: Verwerken van abonnementskosten, inclusief automatische incasso's.
• Verbetering van diensten: Evalueren en verbeteren van onze diensten.

3. Rechtsgrond voor verwerking

Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van de overeenkomst: Voor het leveren van onze diensten.
• Toestemming: Voor bepaalde verwerkingen, zoals marketingcommunicatie. Je kunt je toestemming te allen tijde intrekken.
• Wettelijke verplichting: Voor het nakomen van wettelijke verplichtingen, zoals belastingwetgeving.

4. Verwerkersovereenkomst met Microsoft Azure

Onze webapplicatie wordt gehost en beheerd via Microsoft Azure. Microsoft treedt hierbij op als subverwerker voor hosting, opslag en beveiliging van gegevens. Microsoft biedt standaard een verwerkersovereenkomst (Data Protection Addendum, DPA) die volledig voldoet aan de vereisten van de AVG (GDPR). Microsoft voldoet aan internationale normen voor gegevensbescherming, waaronder ISO 27001, SOC 1/2/3, CSA STAR, GDPR, CCPA en TX-RAMP. Je gegevens worden opgeslagen binnen datacenters in de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij anders overeengekomen.

5. Verwerkersovereenkomst met OpenAI

Voor het verwerken van spraak naar tekst maken wij gebruik van de API-diensten van OpenAI, waaronder Whisper en GPT modellen. Wij hebben een Data Processing Addendum (DPA) afgesloten met OpenAI, wat betekent dat zij jouw gegevens uitsluitend verwerken op onze instructie en niet voor andere doeleinden gebruiken. OpenAI voldoet aan internationale normen zoals de AVG/GDPR, CCPA, SOC 2, SOC 3, CSA STAR en TX-RAMP.

6. Geen training op klantdata

De gegevens die je via onze dienst aanlevert, worden niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen. OpenAI gebruikt jouw data uitsluitend voor het genereren van transcripties en verwijdert deze na verwerking binnen een beperkte termijn.

7. Beveiliging van gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Voorbeelden hiervan zijn:

• Versleutelde gegevensoverdracht: Alle communicatie met onze dienst verloopt via versleutelde verbindingen (TLS/HTTPS).
• Tijdelijke gegevensopslag: Ingesproken dictaten en gegenereerde transcripties worden slechts tijdelijk opgeslagen en automatisch verwijderd na 60 dagen, tenzij er een wettelijke bewaarplicht geldt.
• Technische beveiliging: Toegangsbeperkingen, logging van verwerkingsactiviteiten, versleuteling tijdens transport en opslag, en periodieke controle van onze infrastructuur.

8. Regie bij gebruiker

Als gebruiker bepaal jij zelf welke gegevens je inspreekt in de dictaten. Dit kunnen persoonlijke, medische of juridische gegevens zijn – jij hebt hierin volledige controle. Ons platform verwerkt alleen wat jij aanlevert.

9. Alleen verwerking op instructie

Wij verwerken je gegevens uitsluitend op basis van jouw instructie. De gegevens worden alleen gebruikt voor het genereren van transcripties en worden niet voor andere doeleinden ingezet.

10. Delen van gegevens met derden

Wij delen jouw gegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of indien wij wettelijk verplicht zijn om dit te doen. Denk hierbij aan:

• Betaaldiensten: Wij delen gegevens met betaalproviders voor de verwerking van automatische incasso’s en het facturatieproces.
• IT-leveranciers: Die ons ondersteunen bij het hosten van onze website en het beveiligen van onze systemen.

11. Bewaartermijn

Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of zolang als wettelijk vereist. Gegevens die betrekking hebben op jouw abonnement en facturatie bewaren wij volgens de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.

12. Jouw rechten

Je hebt verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: Je kunt opvragen welke gegevens wij van je hebben.
• Recht op rectificatie: Je kunt verzoeken om correctie van onjuiste of verouderde gegevens.
• Recht op verwijdering: Je kunt verzoeken om verwijdering van jouw gegevens. Dit kan echter invloed hebben op jouw gebruik van onze diensten.
• Recht op beperking van de verwerking: Je kunt verzoeken om de verwerking van jouw gegevens te beperken.
• Recht op overdraagbaarheid: Je kunt een verzoek indienen om jouw gegevens over te dragen aan een andere dienstverlener.

Om een verzoek in te dienen, kun je contact met ons opnemen via de onderstaande contactgegevens.

13. Contactgegevens

Als je vragen hebt over dit privacybeleid of als je een verzoek wilt indienen met betrekking tot jouw rechten, kun je contact met ons opnemen:

RechtVerbaal
Adres: Klipperaak 201, 2411 ND Bodegraven, Nederland
E-mail: info@rechtverbaal.nl
Telefoon: 0628848838

Wijzigingen in ons privacybeleid

Wij behouden ons het recht voor om dit privacybeleid te wijzigen. Wij raden je aan om regelmatig deze pagina te raadplegen voor de meest actuele versie. Indien wij belangrijke wijzigingen doorvoeren, zullen wij je hiervan op de hoogte stellen via de contactgegevens die bij ons bekend zijn.